Associations de copropriétaires

A partir du 1er avril 2017, chaque association de copropriétaires est obligée de faire inscrire les données de son syndic à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).

Il s’agit d’une inscription relative à sa fonction de syndic. Cette inscription existe indépendamment de l’obligation du syndic de faire inscrire son entreprise à la BCE.

1. Qui doit s’inscrire ?

Chaque syndic, professionnel ou non, personne morale ou personne physique, doit être inscrit. Le syndic provisoire qui a été désigné soit par l’assemblée générale, soit par le juge, doit également être inscrit.

2. Où et quand s’inscrire ?

• L’association des copropriétaires, le syndic ou la personne mandatée doivent demander l’inscription au guichet d'entreprises de leur choix.
• La demande d’inscription doit être introduite au plus tard le jour ouvrable avant que le syndic ne débute sa mission. Si le syndic est désigné moins de huit jours ouvrables avant de débuter sa mission, la décision doit être communiquée au guichet d’entreprises dans un délai de huit jours ouvrables après la désignation.

3. Quels sont les documents que le syndic doit joindre à sa demande ?

• Le numéro d’entreprise de l'association des copropriétaires.
• Un extrait de l'acte de désignation ou de nomination du syndic avec la date de la désignation du syndic, son nom, son prénom, sa profession et son domicile.
  • L’extrait de l’acte de désignation doit également contenir toutes les données permettant de contacter le syndic, notamment le lieu où le règlement d'ordre intérieur et le registre contenant les décisions de l’assemblée générale peuvent être consultés.
  • S’il s’agit d’une personne morale : sa forme juridique, son nom, son siège social, son numéro d’entreprise tel qu’il est inscrit dans la Banque-Carrefour des Entreprises.
• Le numéro de registre national ou le numéro d'identification dans la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale du syndic s’il s’agit d’une personne physique ou le numéro d’entreprise et le numéro de registre national.
• S’il s’agit d’une personne morale le numéro d’entreprise ainsi que le numéro de registre national ou le numéro d’identification dans la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale de son représentant.
• Une procuration si l’association des copropriétaires a désigné un mandataire.

4. Quel est le coût de l’inscription, qui doit le payer et comment ?

La somme de 85,50 euros est demandée pour chaque demande d’inscription, modification ou radiation. Ce montant est indexé annuellement. L'association des copropriétaires supporte ce coût.

5. Quels documents doit présenter le représentant du syndic ?

Il doit fournir les mêmes documents que le syndic (voir la réponse à la question 1). A ces documents s’ajoute une procuration l’autorisant à agir au nom et pour le compte du syndic.

6. Que se passe-t-il s’il manque des documents ?

Si le dossier n’est pas complet, le guichet d'entreprises en informe le syndic dans les huit jours suivant la réception du dossier. Le syndic doit alors compléter le dossier.

7. Que faire en cas de remplacement par un nouveau syndic ?

Les données du syndic précédent doivent être radiées. La demande peut être introduite par l’association des copropriétaires, le syndic ou la personne mandatée. Les pièces justificatives (preuve du renvoi du syndic par l’assemblée) doivent être jointes à la demande.

L’association des copropriétaires, le syndic ou la personne mandatée doivent communiquer la date où le syndic est radié au guichet d'entreprises. La communication doit intervenir au plus tard le jour ouvrable avant la radiation.

L’association des copropriétaires ou le nouveau syndic désigné (ou la personne mandatée) doivent introduire leur demande d’inscription du nouveau syndic accompagnée de tous les documents (voir réponse à la question 1) au guichet d'entreprises de leur choix.

La communication au guichet d’entreprises doit être faite le dernier jour qui précède la date  d’entrée en vigueur de la radiation. Si la décision est prise moins de huit jours avant l’entrée en vigueur de la radiation, cette dernière doit être communiquée au guichet d'entreprises dans les huit jours.

8. Quand faut-il modifier l’inscription ? Quels sont les documents à joindre à la demande ? Quel en est le coût ?

L'inscription doit être modifiée chaque fois qu’il y a une modification dans le statut du syndic.

La demande doit être introduite dans les même délais que ceux applicables en cas de radiation.

Chaque document confirmant la modification doit être joint à la demande.

La somme de 85,50 euros est à payer à l’occasion de chaque modification de l’inscription. Mais, si la demande de radiation du syndic précédent et d’inscription du nouveau syndic sont introduites en même temps, le montant à payer s’élève à 85,50 euros (prix de revient 2017). Par contre, si ces demandes sont introduites à des moments différents, la somme de 85,50 euros doit être payée à deux reprises.

Le renouvellement du mandat du syndic n’est pas considéré comme une modification qui doit être communiqué au guichet d’entreprise.

9. Pendant combien de temps le dossier est-il conservé ?

Le dossier est conservé pendant cinq ans par le guichet d'entreprises qui a traité la demande, la modification ou la radiation.

10. Quelles sont les données du syndic qui sont reprises dans la Banque-Carrefour des Entreprises ?

S’il s’agit d'une personne physique : le nom, le prénom et l’adresse, le numéro du registre national ou le numéro d’identification à la Banque-Carrefour de la Sécurité sociale. S’il s’agit d’une personne morale : la dénomination sociale et le numéro d’entreprise.

Pour les personnes physiques comme pour les personnes morales, la date à laquelle la mission débute est mentionnée.

11. Quid si le guichet d'entreprises refuse l’inscription ?

Si le guichet d’entreprises refuse l’inscription, le demandeur doit recevoir une décision de refus motivée. Ce refus est communiqué par le guichet d'entreprises dans les huit jours qui suivent la réception du dossier complet.

12. Où s’adresser en cas de questions ?

Au guichet d'entreprises de son choix.

Si les assemblées physiques ne sont pas possibles en raison des mesures liées à la crise sanitaire :

• L’assemblée générale peut avoir lieu à distance conformément à l’article 3.87, §1er, alinéa 1er, du Code civil.
• Un assouplissement de l’exigence d’unanimité s’applique pour la prise de décision par écrit, conformément à l’article 3.87, § 11, du Code civil.

Si des assemblées physiques sont possibles :

• L’assemblée générale peut avoir lieu physiquement ou à distance, conformément à l’article 3.87, §1er, alinéa 1er, du Code civil.
• Un assouplissement de l’exigence d’unanimité s’applique pour la prise de décision par écrit jusqu’au 31 mai 2022, conformément à l’article 3.87, § 11, du Code civil.

Comment le syndic est-il désigné ?

Tout d’abord, le syndic peut être désigné dans le règlement de copropriété. Si tel n’est pas le cas, il peut être désigné lors de la première assemblée générale des copropriétaires. Si aucun syndic n’est désigné durant cette première assemblée générale, le·la juge peut en désigner un à la requête de tout·e propriétaire ou d’une tierce personne ayant un intérêt (art. 3.89, § 1er, du Code civil). 

Le syndic est en principe désigné pour un mandat de 3 ans maximum. Le mandat peut être renouvelé de manière illimitée, mais il ne peut en aucun cas être prolongé tacitement. Le renouvellement requiert à chaque fois une décision expresse de l’assemblée générale à la majorité absolue (art. 3.89, § 1er, alinéa 4, du Code civil). De plus, le syndic peut uniquement souscrire des engagements pour autant que ceux-ci n’excèdent pas le terme de son mandat de trois ans maximums, à moins que l’assemblée générale ne donne consentement à cet effet (art. 3.89, § 1er, alinéa 5, du Code civil).

Quand se termine le mandat du syndic ?

Après l’expiration du délai stipulé (maximum 3 ans), le mandat du syndic prend fin. Par la suite, il ne peut plus exercer valablement de compétences et ne peut donc plus convoquer d’assemblée générale. Le syndic a l’obligation de convoquer une assemblée générale (spéciale) avant la fin de son mandat. Lors de cette assemblée générale (spéciale), son mandat peut être renouvelé. Il ne peut prétendre à aucune indemnité du simple fait que son mandat n'est pas renouvelé par l'assemblée générale (art. 3.89, § 1er, alinéa 4, du Code civil).

En outre, l’assemblée générale peut à tout moment révoquer le syndic par le biais d’une assemblée générale (spéciale) à la majorité simple. Dans ce cas, le syndic pourrait réclamer une indemnité (éventuellement déterminée de manière conventionnelle) si le droit de révocation est exercé arbitrairement (ce qui équivaut à un usage abusif du droit de révocation) (art. 3.89, § 7, du Code civil).

Enfin, le syndic peut bien entendu remettre sa démission lui-même, auquel cas il est tenu de continuer à exécuter ses tâches jusqu’à ce que l’assemblée générale l’ait remplacé. De même, en cas d’empêchement du syndic pour cause de maladie de longue durée ou de carence, le·la juge peut désigner un syndic provisoire à la demande des copropriétaires (art. 3.89, § 8, du Code civil).

Qu’est-ce que l’assemblée générale spéciale ?

L’assemblée générale spéciale peut être convoquée par le syndic ou les copropriétaires (représentant au moins 1/5 de la totalité des parties communes, sauf si des conditions plus strictes sont prévues dans les statuts) lorsque ceux·celles-ci le jugent nécessaire et important dans l’intérêt de l’ACP (art. 3.87, § 2, alinéa 2, du Code civil). Cette assemblée générale spéciale se tient en plus de l’assemblée statutaire annuelle. Il incombe à celui·celle qui est à l’initiative de l’assemblée spéciale de communiquer par écrit les points de l’ordre du jour à traiter. Quand le syndic refuse abusivement de le faire ou omet la demande, les copropriétaires peuvent demander au·à la juge d'ordonner une assemblée. Tout comme pour l’assemblée générale, les modalités concernant la convocation doivent être respectées. En outre, il est fait application des mêmes règles que celles établies pour l’assemblée statutaire annuelle.

Un·e locataire peut-il·elle représenter le·la propriétaire à l’assemblée générale des copropriétaires ?

Oui, un·e non-propriétaire peut représenter le·la propriétaire à l’assemblée générale des copropriétaires moyennant procuration (art. 3.87, § 7, du Code civil). De plus, le syndic est tenu de communiquer la date et le lieu de l’assemblée générale aux locataires ayant leur résidence principale dans le bâtiment. Le·la locataire doit en effet avoir la possibilité de formuler d’éventuelles remarques ou questions concernant les parties communes. Le syndic ne peut jamais accepter une procuration étant donné sa fonction neutre et impartiale.

Une assemblée générale des copropriétaires peut-elle être organisée à distance ?

Oui, la loi du 20 décembre 2020 prévoit que les copropriétaires peuvent participer « à distance » à une assemblée générale des copropriétaires. L’article 3.87, § 1er, alinéa 1er, du Code civil prévoit que les copropriétaires peuvent participer physiquement ou, si la convocation le prévoit, à distance aux délibérations. 

La loi prévoit que le procès-verbal est rédigé à distance lors de l'assemblée générale des copropriétaires, et qu'après lecture, il est signé par le·la président·e, le·la secrétaire et tous les membres présents. Lors d’une assemblée à distance, le procès-verbal peut être signé numériquement.

Les copropriétaires peuvent-ils prendre des décisions sans convoquer l’assemblée générale ? 

Dans un souci d'assouplissement du processus décisionnel, notamment pour de petites copropriétés, la question se pose de savoir s’il est obligatoire de convoquer une assemblée générale pour certaines décisions faisant l'objet d'un avis unanime entre les copropriétaires. 

L’article 3.87, § 11, du Code civil autorise les copropriétaires à prendre des décisions sans convoquer une assemblée générale, par exemple, pour mettre fin au mandat du syndic désigné par le règlement d’ordre intérieur. Cependant, deux conditions y sont associées : la décision doit être prise à l’unanimité des voix et être consignée dans un document écrit. Seules les décisions qui doivent être passées par acte authentique sont exclues de l’assouplissement précité. 

Bien que la loi ne prévoie pas de formalités particulières, il est conseillé de rédiger avec précision les questions soumises aux copropriétaires et de veiller à ce qu’elles soient formulées de manière à appeler une réponse positive ou négative. Les questions ouvertes telles que « Que pensez-vous de… » sont à éviter.

La création d’un fonds de réserve est-elle obligatoire au sein de l’ACP ? 

En principe, la création d’un fonds de réserve est obligatoire à la fin d’une période de cinq ans après la date de la réception provisoire des parties communes du bâtiment (art. 3.86, § 3, alinéa 4, du Code civil). La contribution annuelle à ce capital ne peut pas s’élever à moins de cinq pour cent de la totalité des charges communes de l’exercice précédent. Cette obligation de constituer progressivement un fonds de réserve a pour but de garantir la prédictibilité des dépenses futures et de lutter contre les difficultés financières des copropriétés. 

L’assemblée générale peut cependant décider à une majorité de 4/5 des voix exprimées de ne pas créer ce fonds de réserve obligatoire (art. 3.86, § 3, alinéa 4, du Code civil).

Dans quels cas l’ACP peut-elle être qualifiée de consommatrice?

En vertu de la loi du 9 février 2024, l’ACP peut, sous certaines conditions, être qualifiée de consommatrice et par conséquent bénéficier de la protection du consommateur·rice prévue dans le droit des consommateur·rices. Cette loi est entrée en vigueur le 31 mars 2024.

Pour cela, au moins 75 % des quotes-parts dans les parties communes doivent être attribués à des lots qui ne peuvent pas avoir une affectation professionnelle. Pour évaluer l’affectation, l’on examine les statuts de la copropriété, d’une part, et l’acte de base, d’autre part.  

Si l’ACP est considérée comme consommatrice, elle peut invoquer les clauses abusives. Il s’agit d’une liste (figurant à l’article VI.83 du Code de droit économique) qui contient des conditions qui sont en tout état de cause considérées comme interdites ou nulles dans le cadre d’un contrat liant une ACP en tant que consommatrice et une entreprise.  

Cette disposition offre une protection importante à l’ACP qualifiée de consommateur étant donné qu’elle conclut souvent des contrats, tels que des contrats de maintenance pour le bâtiment et certaines installations par exemple.  

Si l’ACP ne remplit pas les conditions pour être qualifiée de consommatrice, et que, par conséquent, plus de 25 % des quotes-parts dans les parties communes sont attribués à des lots qui peuvent avoir une affectation professionnelle, la loi offre également une protection supplémentaire en rendant applicable à l’ACP la liste des clauses abusives (figurant à l’article VI.91/5 du Code de droit économique) pour les entreprises. 

Enfin, l'ACP consommatrice qui a un litige avec une entreprise pourra désormais choisir de saisir le tribunal de l’entreprise ou le tribunal de première instance. À l’inverse, l’entreprise qui souhaite introduire une action contre une ACP consommatrice devra désormais, en principe, porter l’affaire devant le tribunal de première instance. Si l’ACP est considérée comme une entreprise, seul le tribunal de l’entreprise restera exclusivement compétent pour les litiges avec d’autres entreprises.