Associations de copropriétaires

A partir du 1er avril 2017, chaque association de copropriétaires est obligée de faire inscrire les données de son syndic à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).

Il s’agit d’une inscription relative à sa fonction de syndic. Cette inscription existe indépendamment de l’obligation du syndic de faire inscrire son entreprise à la BCE.

1. Qui doit s’inscrire ?

Chaque syndic, professionnel ou non, personne morale ou personne physique, doit être inscrit. Le syndic provisoire qui a été désigné soit par l’assemblée générale, soit par le juge, doit également être inscrit.

2. Où et quand s’inscrire ?

• L’association des copropriétaires, le syndic ou la personne mandatée doivent demander l’inscription au guichet d'entreprises de leur choix.
• La demande d’inscription doit être introduite au plus tard le jour ouvrable avant que le syndic ne débute sa mission. Si le syndic est désigné moins de huit jours ouvrables avant de débuter sa mission, la décision doit être communiquée au guichet d’entreprises dans un délai de huit jours ouvrables après la désignation.

3. Quels sont les documents que le syndic doit joindre à sa demande ?

• Le numéro d’entreprise de l'association des copropriétaires.
• Un extrait de l'acte de désignation ou de nomination du syndic avec la date de la désignation du syndic, son nom, son prénom, sa profession et son domicile.
  • L’extrait de l’acte de désignation doit également contenir toutes les données permettant de contacter le syndic, notamment le lieu où le règlement d'ordre intérieur et le registre contenant les décisions de l’assemblée générale peuvent être consultés.
  • S’il s’agit d’une personne morale : sa forme juridique, son nom, son siège social, son numéro d’entreprise tel qu’il est inscrit dans la Banque-Carrefour des Entreprises.
• Le numéro de registre national ou le numéro d'identification dans la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale du syndic s’il s’agit d’une personne physique ou le numéro d’entreprise et le numéro de registre national.
• S’il s’agit d’une personne morale le numéro d’entreprise ainsi que le numéro de registre national ou le numéro d’identification dans la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale de son représentant.
• Une procuration si l’association des copropriétaires a désigné un mandataire.

4. Quel est le coût de l’inscription, qui doit le payer et comment ?

La somme de 85,50 euros est demandée pour chaque demande d’inscription, modification ou radiation. Ce montant est indexé annuellement. L'association des copropriétaires supporte ce coût.

5. Quels documents doit présenter le représentant du syndic ?

Il doit fournir les mêmes documents que le syndic (voir la réponse à la question 1). A ces documents s’ajoute une procuration l’autorisant à agir au nom et pour le compte du syndic.

6. Que se passe-t-il s’il manque des documents ?

Si le dossier n’est pas complet, le guichet d'entreprises en informe le syndic dans les huit jours suivant la réception du dossier. Le syndic doit alors compléter le dossier.

7. Que faire en cas de remplacement par un nouveau syndic ?

Les données du syndic précédent doivent être radiées. La demande peut être introduite par l’association des copropriétaires, le syndic ou la personne mandatée. Les pièces justificatives (preuve du renvoi du syndic par l’assemblée) doivent être jointes à la demande.

L’association des copropriétaires, le syndic ou la personne mandatée doivent communiquer la date où le syndic est radié au guichet d'entreprises. La communication doit intervenir au plus tard le jour ouvrable avant la radiation.

L’association des copropriétaires ou le nouveau syndic désigné (ou la personne mandatée) doivent introduire leur demande d’inscription du nouveau syndic accompagnée de tous les documents (voir réponse à la question 1) au guichet d'entreprises de leur choix.

La communication au guichet d’entreprises doit être faite le dernier jour qui précède la date  d’entrée en vigueur de la radiation. Si la décision est prise moins de huit jours avant l’entrée en vigueur de la radiation, cette dernière doit être communiquée au guichet d'entreprises dans les huit jours.

8. Quand faut-il modifier l’inscription ? Quels sont les documents à joindre à la demande ? Quel en est le coût ?

L'inscription doit être modifiée chaque fois qu’il y a une modification dans le statut du syndic.

La demande doit être introduite dans les même délais que ceux applicables en cas de radiation.

Chaque document confirmant la modification doit être joint à la demande.

La somme de 85,50 euros est à payer à l’occasion de chaque modification de l’inscription. Mais, si la demande de radiation du syndic précédent et d’inscription du nouveau syndic sont introduites en même temps, le montant à payer s’élève à 85,50 euros (prix de revient 2017). Par contre, si ces demandes sont introduites à des moments différents, la somme de 85,50 euros doit être payée à deux reprises.

Le renouvellement du mandat du syndic n’est pas considéré comme une modification qui doit être communiqué au guichet d’entreprise.

9. Pendant combien de temps le dossier est-il conservé ?

Le dossier est conservé pendant cinq ans par le guichet d'entreprises qui a traité la demande, la modification ou la radiation.

10. Quelles sont les données du syndic qui sont reprises dans la Banque-Carrefour des Entreprises ?

S’il s’agit d'une personne physique : le nom, le prénom et l’adresse, le numéro du registre national ou le numéro d’identification à la Banque-Carrefour de la Sécurité sociale. S’il s’agit d’une personne morale : la dénomination sociale et le numéro d’entreprise.

Pour les personnes physiques comme pour les personnes morales, la date à laquelle la mission débute est mentionnée.

11. Quid si le guichet d'entreprises refuse l’inscription ?

Si le guichet d’entreprises refuse l’inscription, le demandeur doit recevoir une décision de refus motivée. Ce refus est communiqué par le guichet d'entreprises dans les huit jours qui suivent la réception du dossier complet.

12. Où s’adresser en cas de questions ?

Au guichet d'entreprises de son choix.

Si les assemblées physiques ne sont pas possibles en raison des mesures liées à la crise sanitaire :

• L’assemblée générale peut avoir lieu à distance conformément à l’article 3.87, §1er, alinéa 1er, du Code civil.
• Un assouplissement de l’exigence d’unanimité s’applique pour la prise de décision par écrit, conformément à l’article 3.87, § 11, du Code civil.

Si des assemblées physiques sont possibles :

• L’assemblée générale peut avoir lieu physiquement ou à distance, conformément à l’article 3.87, §1er, alinéa 1er, du Code civil.
• Un assouplissement de l’exigence d’unanimité s’applique pour la prise de décision par écrit jusqu’au 31 mai 2022, conformément à l’article 3.87, § 11, du Code civil.