La légalisation désigne la procédure par laquelle un fonctionnaire certifie l’authenticité de la signature apposée sur un document. S’il s’agit d’un acte public, la qualité du signataire et l’identité du sceau ou du timbre officiel apposé sur le document sont également confirmées.

La légalisation est une simple formalité administrative qui ne confère aucune authenticité au contenu d’un document. Ce service confère toutefois à des documents belges ou étrangers la force probante nécessaire pour pouvoir les utiliser soit en Belgique, soit à l’étranger.

Selon le pays d’origine ou de destination, les documents doivent oui ou non être légalisés. Pour certains pays, une apostille suffit. Vous pouvez vérifier quelle formalité correspond à votre situation avec le service compétent C3.5 du SPF Affaires étrangères (voir Adresses et liens utiles).

Attention

  • Seuls des documents originaux ou des copies certifiées conformes de certains documents, délivrées par la même autorité, peuvent être légalisés. 
  • La durée de validité de certains actes publics est limitée (p. ex.  3 ou 6 mois, 1 an ou plus après la remise). 
  • Les faux documents ou pièces scannées, dont la légalisation est refusée, peuvent être saisis. En cas de doute légitime sur l’authenticité, une enquête sera menée. 

Contact

Service Légalisations et Questions parlementaires
Boulevard de Waterloo 115
1000 Bruxelles
​T 02 542 65 32
legal@just.fgov.be

Heures d'ouverture : le lundi, le mardi et le jeudi de 9h à 12h (sans rendez-vous)

En Belgique, diverses instances au niveau local, régional ou fédéral sont compétentes pour authentifier des signatures, dans la mesure où un spécimen (modèle) en a été déposé. Chaque instance n’a qu’une compétence partielle, qui se limite au contrôle des signatures connues. 

Cela explique pourquoi plusieurs demandes et/ou déplacements seront souvent nécessaires, le cas échéant dans un ordre déterminé (légalisation dite en cascade). Il ne faut pas perdre de vue qu’on peut mettre un certain temps à recueillir tous les documents requis et les faire légaliser. 

En fonction de l’origine du document sur lequel figure la signature à authentifier, vous devez vous adresser à une ou plusieurs instances.

Voici quelques indications utiles :

1. Voulez-vous utiliser des documents belges en Belgique ?

  • Les documents établis par l’officier de l’état civil (par exemple : acte de naissance, acte de mariage, acte de divorce, extrait du casier judiciaire) ou le commissaire de police local peuvent être utilisés en Belgique sans nécessité d’autre légalisation. 
  • Dans la plupart des cas, les actes sous seing privé (qui sont établis par les parties elles-mêmes, sans l’intervention de tiers) ne doivent pas être légalisés.
  • La signature d’une personne privée peut être authentifiée par l’administration communale de son lieu de résidence.
  • Les traductions effectuées par un traducteur juré en Belgique n'ont pas besoin d'être légalisées davantage si le traducteur possède le cachet officiel (voir Questions fréquemment posées).

2. Voulez-vous utiliser des documents belges à l’étranger ?

  • Les documents signés par une personne civile doivent être certifiés conformes par l'administration communale ou par un notaire, après quoi ils doivent être légalisés par le SPF Affaires étrangères.
  • Les documents signés par un avocat ou par le Bâtonnier du Barreau doivent être légalisés par le bourgmestre ou par un notaire, après quoi ils doivent être légalisés par le SPF Affaires étrangères.
  • La légalisation des signatures du commissaire de police local (p. ex. un procès-verbal) relève du bourgmestre ou, si celui-ci est absent, d’un membre du collège des échevins, après quoi ils doivent être légalisés par le SPF Affaires étrangères.
  • Les documents établis par un officier de l’état civil (p. ex. acte de naissance, acte de mariage, acte de décès) ou par un gouverneur doivent être légalisés auprès du SPF Affaires étrangères.
  • Certains documents émanant de l’Inami, du SPF Finances ou de la Chambre de Commerce (p. ex. des certificats pour enregistrement de produits, des baux à loyer) sont légalisés directement par le SPF Affaires étrangères.
  • Les demandes de légalisation de documents établis par les notaires belges (par ex : testament, vente, fondation d’une société) sont directement téléchargées par ceux-ci sur le site du SPF Affaires étrangères.
  • Pour la légalisation de diplômes délivrés par un établissement scolaire, du niveau primaire à l’enseignement universitaire, il faut s’adresser en principe à la Communauté dont celui-ci dépend ; cependant la commune légalise les bulletins et attestations de fréquentation concernant le primaire communal. Après, ils doivent encore être légalisés par le SPF Affaires étrangères.
  • Pour la légalisation de documents signés par un médecin (p. ex. un certificat médical), il faut s’adresser au SPF Santé publique, après quoi ils doivent être légalisés par le SPF Affaires étrangères.
  • Les traductions faites par un traducteur juré en Belgique sont légalisées par le SPF Justice, après quoi ils doivent être légalisés par le SPF Affaires étrangères (voir Légalisation des traductions).
  • Les documents portant la signature d’un magistrat belge (p. ex. un jugement, un acte de notoriété, un certificat de non-appel, une faillite) doivent être légalisés auprès du service légalisation du SPF Justice, après quoi ils doivent être légalisés par le SPF Affaires étrangères.
  • Les documents délivrés par le Moniteur belge (p. ex. des extraits de statuts) sont légalisés directement par le SPF Affaires étrangères.
  • Les documents délivrés par un service du SPF Justice, tels que les attestations de détention (Direction générale Etablissements pénitentiaires, direction Gestion de la détention) sont légalisés par le service légalisation du SPF Justice, après quoi ils doivent être légalisés par le SPF Affaires étrangères.
  • Autres documents délivrés par un service du SPF Justice tels que les certificats de coutume et les extraits du casier judiciaire sont légalisés directement par le SPF Affaires étrangères.
  • Les exploits signés par un huissier de justice titulaire ou un candidat-huissier de justice suppléant sont légalisés par le service juridique de la Chambre nationale des huissiers de justice (CNHB), après quoi ils doivent être légalisés par le SPF Affaires étrangères.

Remarque

Dans certains cas, le document destiné à l’étranger doit ensuite encore être présenté à la représentation diplomatique (ambassade ou consulat) du pays concerné en Belgique. 

Si vous avez d'autres questions sur la procédure applicable pour un certain type de document ou pays de destination, veuillez contacter le service compétent C3.5 du SPF Affaires étrangères (voir Adresses et liens utiles).

3. Voulez-vous utiliser des documents étrangers en Belgique ?

La forme de légalisation des documents établis à l’étranger est fonction du pays d’origine du document. Si vous avez des questions, veuillez contacter le service compétent C3.5 du SPF Affaires étrangères (voir Adresses et liens utiles).

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Vous devez d'abord vérifier que le traducteur a apposé son cachet officiel personnel, qui est mis à sa disposition par le service du Registre national Traducteurs jurés. Tous les traducteurs jurés ne disposent pas encore de ce cachet. Le modèle du cachet a été déterminé par l'arrêté royal du 8 mai 2020. Cliquez ici pour vérifier si le cachet figurant sur votre document correspond à ce modèle, si vous souhaitez contrôler que le cachet officiel a été apposé.

La procédure est différente si ce cachet est ou n'est pas apposé sur la traduction. De plus, la procédure dépend également de la destination de la traduction (utilisation en Belgique ou à l'étranger).

► Usage en Belgique et usage dans les pays exemptés de légalisation par le SPF Affaires étrangères*

*Pour vérifier si un document est dispensé ou non de légalisation par le SPF Affaires étrangères, cliquez ici

  • Procédure 1 : Si le cachet officiel a bien été apposé
  • Procédure 2 : Si le cachet officiel n'a pas été apposé
    ​Introduisez votre demande auprès du service du Registre national :
    • Par la poste (de préférence) : envoyez les documents à légaliser accompagnés d’une enveloppe préaffranchie mentionnant l'adresse exacte de renvoi à l'adresse suivante : SPF Justice, service du Registre national Traducteurs et interprètes jurés (légalisations), boulevard de Waterloo 80, 1000 Bruxelles
    • Sur place : déposez les documents à légaliser et une enveloppe préaffranchie mentionnant l’adresse exacte de renvoi dans une enveloppe fermée et déposez, les jours ouvrables, pendant les heures de bureau, votre demande dans la boîte prévue à cet effet au guichet à l'adresse suivante : Boulevard de Waterloo 80, 1000 Bruxelles.
      Dès que nous avons traité votre dossier, nous le renvoyons avec l’enveloppe préaffranchie et complétée que vous avez jointe à votre demande. Tout se passe par la poste uniquement, vous ne pouvez pas venir chercher votre demande traitée au guichet.
      En raison du nombre élevé de dossiers à traiter, nous ne pouvons pas garantir de délai de traitement spécifique.

► Usage à l’étranger (pays non dispensés de légalisation par le SPF Affaires étrangères)

  • Procédure 3 : Si le cachet officiel a bien été apposé
    • Vérifiez d'abord si les formules sont correctement appliquées à la fin de la traduction.
    • Faites légaliser la traduction par le service des Légalisations du SPF Justice. Vous pouvez faire légaliser la traduction au guichet de notre service pendant les heures d'ouverture.
    • La traduction doit ensuite être légalisée ou être munie d’une apostille par le SPF Affaires étrangères.
      Remarque : pour que le SPF Affaires étrangères légalise la traduction, celle-ci doit toujours être accompagnée du texte source, soit en original, soit en copie. Si vous souhaitez plus d'informations sur cette obligation, vous pouvez les contacter en envoyant un mail à l’adresse : elegalisation@diplomatie.fed.be.  
  • Procédure 4 : Si le cachet officiel n'a pas été apposé
    • Faites d'abord légaliser la traduction par le service du Registre national (voir procédure 2).
    • La traduction doit ensuite être légalisée ou être munie d’une apostille par le SPF Affaires étrangères.
      Remarque : pour que le SPF Affaires étrangères légalise la traduction, celle-ci doit toujours être accompagnée du texte source, soit en original, soit en copie. Si vous souhaitez plus d'informations sur cette obligation, vous pouvez les contacter en envoyant un mail à l’adresse : elegalisation@diplomatie.fed.be.  

1. Où se trouve le service Légalisation du SPF Justice ?

Nos bureaux se situent 115 boulevard de Waterloo à 1000 Bruxelles (entre la place Louise et la Porte de Hal). Vous pouvez vous y rendre en métro (ligne 2 Delacroix-Simonis, arrêt Hôtel des Monnaies) ou en train (gare Bruxelles-Midi, côté Avenue Fonsny).

2. Les documents sont-ils légalisés tout de suite ?

OUI.
Vous prenez un numéro de série au distributeur et attendez votre tour. Le temps d’attente moyen est de 15 minutes.
Jusqu’à dix documents réguliers sont traités dès leur réception.

3. Dois-je venir personnellement sur place avec les documents à légaliser ?

Non. Vous pouvez également demander à quelqu'un d'autre de venir pour vous. L'identité de la personne fournissant le document n'est pas vérifiée.

4. Quels documents peuvent être légalisés par le service des légalisations du SPF Justice ?

5. Pourquoi d’autres documents ne sont-ils pas légalisés par le SPF Justice ?

Parce qu’un modèle de leur signature n’a pas été déposé dans notre base de données. Nous ne pouvons vérifier et authentifier que des signatures connues.

6. En combien d’exemplaires un document peut-il être légalisé par le SPF Justice ?

En autant d’exemplaires originaux ou de copies certifiées conformes qui sont présentés. Le cas échéant, nous pouvons authentifier la copie d’un document délivré par un service du SPF Justice.

7. Peut-on utiliser sans autre formalité à l’étranger un document qui a été légalisé par le SPF Justice ?

Non, ce document n’est pas valable tout de suite. Il doit encore être légalisé ou revêtu d’une apostille par le SPF Affaires étrangères.

8. Que se passe-t-il s’il s’avère que des documents ne sont pas en règle ou incomplets ?

Vous recevez une feuille d’information qui indique les démarches à suivre et les adresses utiles.

9. Où puis-je trouver un traducteur juré agréé en Belgique ?

Le Registre national des traducteurs-interprètes assermentés a été créé au sein du SPF Justice, de telle façon que tous les traducteurs et interprètes assermentés sont tenus de s'inscrire pour pouvoir utiliser leur titre. Vous pouvez consulter ce registre via Just-on-web.

10. Combien coûte une légalisation ?

La légalisation auprès du tribunal et auprès du SPF Justice est gratuite. Le SPF Affaires étrangères demande 20 euros par document à légaliser.

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►Pour la légalisation de documents destinés à être utilisés à l'étranger ou de certains documents étrangers destinés à être utilisés en Belgique

►Pour toute information relative au processus de légalisation

SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement
Service Légalisation – C3.5
27 Rue des Petits Carmes
1000 Bruxelles
www.diplomatie.belgium.be/fr/
elegalisation@diplobel.fed.be
Sur rendez-vous via le formulaire sur le site

►Pour la légalisation des traductions assermentées et des actes délivrés par les cours et tribunaux ou l'administration du SPF Justice

►Pour toute information concernant ces documents, vous pouvez toujours nous contacter au préalable

SPF Justice
Service des Légalisations et Questions Parlementaires
115 Boulevard de Waterloo
1000 Bruxelles
www.justitie.belgium.be/fr/themes_et_dossiers/personnes_et_familles/legalisation_de_documents
E legal@just.fgov.be
T 02 542 65 32

►Pour toute information concernant le Casier Judiciaire Central

►Pour toute information concernant le Moniteur belge

►Pour plus d'informations sur les traducteurs jurés

SPF Justice
Service du Registre national Traducteurs et interprètes jurés 
80 Boulevard de Waterloo
1000 Bruxelles
E NRBVT-RNTIJ@just.fgov.be
T 02 552 28 40

►Pour la légalisation de documents établis par un médecin

►Pour la légalisation des documents délivrés par les établissements d'enseignement

Fédération Wallonie-Bruxelles (Communauté française)
www.enseignement.be/

Communauté Flamande
www.vlaanderen.be/legalisatie-van-vlaamse-getuigschriften-en-diplomas
E naric.attesten@vlaanderen.be

Deutschsprachige Gemeinschaft (Communauté germanophone)
Gospertstraße 1
4700 Eupen
www.ostbelgienlive.be
E unterricht@dgov.be
T 087 59 63 64

►Pour la légalisation des signatures des huissiers et candidats huissiers

Chambre Nationale des Huissiers de Justice
93 Avenue Henri Jaspar
1060 Bruxelles
www.huissiersdejustice.be
E info@nkgb-cnhb.be
T 02 538 00 92

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