Certaines autorités administratives locales, fédérales ou régionales ont besoin des données du casier judiciaire pour accomplir leur mission légale et peuvent, sous certaines conditions, recevoir un accès direct au Casier judiciaire central (art. 594 CICr.). 

Découvrez sur cette page comment vous pouvez recevoir un accès au Casier judiciaire central en tant que collaborateur habilité et ce que cet accès implique concrètement. 

En quoi consiste l'accès direct ?

Si l'accès est accordé, cela signifie que les personnes habilitées au sein de l'administration : 

  1. peuvent rechercher une personne déterminée dans l'application CJCS ;
  2. peuvent à cet effet demander un type d'extrait déterminé, qui est délivré conformément à l’article 594 du CICr (Code d’instruction criminelle) et en tenant compte des règles applicables en matière d'effacement et de non-mention des condamnations. 

L’accès aux données du dossier de la personne concernée enregistrées dans le Casier judiciaire central n’est donc jamais accordé.

Dans la majorité des cas, vous ou le demandeur recevez l'extrait dans un fichier PDF sécurisé électroniquement presque immédiatement ou au plus tard dans les 24 heures suivant la demande. Dans certains cas, plus particulièrement lorsque le dossier est incomplet, un traitement manuel par un collaborateur du Casier judiciaire central est nécessaire et le délai de traitement peut être plus long. 

Vous pouvez suivre vous-même le statut du dossier via l'application CJCS. Faites donc preuve de patience et n’introduisez pas de nouvelle demande tant que celle-ci est en cours de traitement, afin de ne pas surcharger inutilement le service avec des demandes identiques. 

Conditions de base pour recevoir l’accès

L'autorité administrative doit, en premier lieu, toujours disposer :

  1. d’une base légale ou réglementaire établissant sans équivoque que la connaissance des antécédents judiciaires des personnes visées par les mesures administratives relevant de sa compétence est nécessaire et indispensable à l'application des dispositions légales ou réglementaires ;
  2. selon l'article 594 du CIC, l’accès de l’autorité publique concernée aux données du casier judiciaire doit, en guise de garantie supplémentaire, être défini par un arrêté royal délibéré en Conseil des ministres et après avis de l’Autorité de protection des données (APD). À cet effet, il peut être recouru soit à l’arrêté royal existant du 19 juillet 2001 relatif à l'accès de certaines administrations publiques au Casier judiciaire central, soit à un arrêté royal distinct. Le service Casier judiciaire central peut assister l'administration demandeuse dans cette démarche.

Les autres conditions sont abordées plus en détail dans la procédure de demande ci-dessous.

Suivez la procédure de demande

La procédure de demande décrite ci-dessous concerne uniquement l'accès des administrations publiques locales, régionales ou fédérales au Casier judiciaire central (art. 594 CICr). 

La procédure se déroule comme suit :

  • Demande formelle au service Casier judiciaire central
    Remplissez le formulaire de demande et envoyez-le par e-mail à l’adresse casierjudiciaire@just.fgov.be à l'attention du directeur du Casier judiciaire central. Attention : veillez à remplir le formulaire de demande entièrement et correctement. Le service ne peut pas tenir compte des formulaires incorrects. 
  • Examen de la légalité de la demande 
    Le service Casier judiciaire central examine la légalité de la demande et évalue, en concertation avec le conseiller compétent en matière de sécurité de l’information et/ou les DPO (Data Protection Officers), si un protocole pour le traitement des données (*) au sens de l'article 20 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ou une déclaration de confidentialité spécifique au sens de l'article 10 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel est nécessaire. Le cas échéant, le service prendra contact avec l'instance demandeuse pour obtenir des informations complémentaires.
    (*) Un protocole n'est pas nécessaire lorsqu'il existe déjà un ensemble de normes réglementaires contenant les éléments essentiels (les finalités, les catégories de données et les destinataires) de la communication envisagée à l'entité demandeuse. En pareil cas, il peut toutefois être jugé nécessaire de formuler, dans un accord distinct, des dispositions complémentaires au sujet d'éventuelles lacunes dans la législation existante.
  • Avis du Casier judiciaire central
    Le directeur du Casier judiciaire central vous communiquera, ainsi qu’au demandeur, l’avis relatif à votre demande d’accès. 
    Les étapes suivantes ne s’appliquent que si un avis favorable concernant l'accès a été accordé à l’administration demandeuse.
  • Rédaction d'un protocole
    Si nécessaire, et en concertation avec le demandeur, la rédaction d’un protocole est alors effectuée conformément à l'article 20 de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ou d'une déclaration de confidentialité spécifique.
  • Déclaration de confidentialité
    Ensuite, les déclarations de confidentialité des utilisateurs individuels sont transmises au service Casier judiciaire central par l'intermédiaire du DPO compétent. Les déclarations de confidentialité individuelles de chaque utilisateur habilité sont enregistrées et gérées par le service Casier judiciaire central.
  • Création d’un nouveau type d’extrait
    Si nécessaire, un nouveau type d'extrait spécifique est créé, ne reprenant que les informations prévues par la loi. La création et la phase de test d’un nouveau type d’extrait peuvent, en fonction de la situation et de la complexité de la réglementation, prendre plusieurs mois. 
  • Adaptations techniques 
    Ensuite, des adaptations techniques sont effectuées afin de permettre l'accès.
    • Si le choix s’est porté sur une connexion via VPN : établir et tester la connexion VPN entre l’instance demandeuse et le service ICT du SPF Justice. Dans le cadre de cette connexion, il convient d'utiliser des formulaires distincts qui seront fournis individuellement.
    • Si le choix s’est porté sur une connexion via le service web, les adaptations techniques nécessaires seront effectuées en concertation avec le service ICT du SPF Justice. 
    • Création des identifiants et des rôles individuels pour les personnes habilitées devant avoir accès à l’application du Casier judiciaire central (CJCS).
    Dès que l’ensemble des adaptations techniques auront été réalisées, vous, ou le demandeur, en serez personnellement informés et l’accès sera opérationnel pour l’ensemble des utilisateurs habilités.
  • Suivi
    Une modification intervient-elle dans l’(les) accès accordé(s), par exemple en cas de départ à la retraite, de démission ou de transfert d’un utilisateur ? 
    Compte tenu du caractère particulièrement sensible des données traitées au Casier judiciaire central, il est extrêmement important que les autorités bénéficiant d’un droit d’accès signalent immédiatement au service Casier judiciaire central toute modification concernant l’(les) accès qui leur a (ont) été octroyé(s). Cela peut être effectué par e-mail à l’adresse cjcs-sec@just.fgov.be.

Annexes